Facility managerens ansvar ved snerydning og glatførebekæmpelse

Facility managerens ansvar er at sikre, at ejendommens vinterberedskab er planlagt, udført og dokumenteret.

Ansvaret omfatter, at der skal være styr på, hvilke arealer der skal ryddes og glatførebekæmpes, hvornår indsatsen skal begynde, hvem der udfører arbejdet, og hvordan der følges op. Facility manageren skal samtidig kende ejendommens risikoområder og sikre, at både egne medarbejdere og eksterne leverandører ved, hvad der forventes af dem.

Facility managerens rolle om vinteren

Facility manageren har det overordnede ansvar for at få vinterberedskabet til at fungere i praksis.

Rollen indebærer planlægning af indsatsen, ansvarsfordeling og instruktion af egne medarbejdere eller eksterne leverandører (Facility manageren står ikke nødvendigvis selv for snerydning eller saltning).

Det kræver et indgående overblik over ejendommen og brugernes færden.

Behovene varierer betydeligt på tværs af erhvervsejendommen (fx ved hovedindgang, parkeringsplads, varemodtagelse og bagindgange).

Facility manageren skal kunne foretage en klar prioritering af indsatserne.

Sådan kan Snevagten hjælpe

Snevagten kan tage ansvaret for den praktiske vintertjeneste, så facility manageren ikke selv skal overvåge vejret og koordinere hver enkelt indsats.

Vi kan hjælpe med at planlægge snerydning og glatførebekæmpelse, overvåge vejret, rykke ud efter de aftalte kriterier og dokumentere det udførte arbejde.

Læs mere om, hvordan Snevagten kan hjælpe med vinterberedskabet.

Hvilke arealer er kritiske?

Et godt sted at begynde er med en fysisk gennemgang af ejendommen.

Hvor færdes flest mennesker? Hvor opstår der typisk is? Hvor er konsekvensen størst, hvis der ikke bliver ryddet eller saltet?

Typiske områder kan være:

hovedindgange og medarbejderindgange
trapper og ramper
fortove og gangarealer
parkeringspladser
vareindlevering
adgang til affaldsområder
nødudgange og andre kritiske adgangsveje
områder, hvor vand har tendens til at samle sig

Der kan også være steder, som kræver særlig opmærksomhed. Skyggefulde arealer kan eksempelvis forblive glatte længere end resten af ejendommen.

En simpel kortlægning gør det lettere at beslutte, hvilke områder der skal behandles først.

Hvornår skal indsatsen begynde?

En vigtig overvejelse er, hvornår vinterberedskabet skal aktiveres.

Skal der først reageres, når sneen ligger på jorden? Eller skal der behandles forebyggende, når vejrudsigten varsler frost?

For mange ejendomme er det relevant at reagere, inden medarbejdere og besøgende møder ind om morgenen.

Facility manageren bør derfor have klare kriterier for, hvornår en indsats skal sættes i gang.

Hvis opgaven er lagt ud til en ekstern leverandør, bør det også være tydeligt, om leverandøren selv overvåger vejret og iværksætter indsatsen, eller om facility manageren skal bestille den enkelte udkørsel.

Har leverandøren et arbejdskort?

Hvis snerydningen er udliciteret, bør facility manageren være særligt opmærksom på, hvad aftalen faktisk indeholder.

“Snerydning på adressen” kan dække over meget forskellige ydelser.

Det bør være klart:

hvilke arealer der er omfattet
hvilke arealer der prioriteres først
hvornår leverandøren skal reagere
om leverandøren selv følger vejrudsigten
hvad der sker ved fortsat snefald
om manuel rydning af trapper og mindre arealer er inkluderet
hvordan saltning eller anden glatførebekæmpelse udføres
om ekstra udkørsler eller bortkørsel af sne koster ekstra

Jo mere konkret aftalen er, desto mindre skal der improviseres, når vintervejret rammer.

Hvad sker der uden for arbejdstiden?

Sne og frost kommer ikke nødvendigvis mellem klokken 8 og 16.

Facility manageren bør derfor have styr på, hvordan beredskabet fungerer om natten, i weekender og på helligdage.

Hvem modtager varsler? Hvem kan kontakte leverandøren? Og hvem følger op på, om opgaven faktisk er blevet udført?

På ejendomme med døgnaktivitet kan det være nødvendigt med et andet beredskab end på et almindeligt kontor.

Det bør være afklaret på forhånd.

Dokumentation og opfølgning

Dokumentation behøver ikke være kompliceret.

Det kan være en simpel registrering af dato, tidspunkt, behandlede arealer og hvilken indsats der er udført.

Hvis en ekstern leverandør står for arbejdet, kan facility manageren eksempelvis bede om dokumentation efter hver indsats.

Det giver både et overblik over driften og et bedre grundlag for at evaluere vinterberedskabet.

Efter en vintersæson kan det være relevant at spørge:

Fungerede responstiden? Var nogle områder ofte glatte? Var der områder, som ikke var tydeligt omfattet af aftalen? Blev der brugt den rigtige metode?

Den læring kan bruges til at justere næste sæsons vinterplan.

Vidste du, at Snevagten kan dokumentere vintertjenesten med kundeportal?

Som facility manager kan du få et bedre dokumentationsgrundlag for den udførte snerydning og glatførebekæmpelse.

Med vores App vi kan registrere, hvor og hvornår arbejdet er udført. Afhængigt af løsningen kan dokumentationen blandt andet omfatte kørsel, tidsrum, GPS-positioner og saltspredning på den enkelte lokation.

Det gør det lettere at følge op på leverandørens indsats og kontrollere, om vintertjenesten er udført som aftalt.

Kend også de lokale regler i Aarhus

For ejendomme i Aarhus bør facility manageren også kende de regler, der gælder lokalt.

Aarhus Kommune beskriver blandt andet grundejerens ansvar for snerydning og glatførebekæmpelse på arealer omkring ejendommen, herunder fortove, gangarealer og adgangsveje.

Der kan desuden gælde særlige regler ved private fællesveje.

Kommunens regler er derfor relevante som en del af facility managerens samlede overblik. Ikke fordi de erstatter ejendommens egen vinterplan, men fordi de er med til at definere nogle af de forpligtelser, der skal være taget højde for.

Det er derfor en god idé at tjekke de specifikke krav og regler for snerydning i Aarhus Kommune, når beredskabet planlægges.

Et godt vinterberedskab reducerer behovet for akutte situationer.

Den vigtigste opgave for facility manageren er i sidste ende at gøre vinterdriften forudsigelig.

Når risikoområderne er identificeret, ansvaret er placeret, leverandøren er instrueret, og kriterierne for indsats er tydelige, bliver vintervejret lettere at håndtere.

Så bliver snerydning og glatførebekæmpelse en planlagt del af facility management frem for en opgave, der først bliver taget stilling til, når fortovet allerede er glat.